Om personopplysningsloven og GDPR

Fra 20. juli 2018 trådte ny personvernlovgivning i kraft, ved at EUs personvernforordning GDPR ble innlemmet i norsk rett. Personvernforordningen stiller større krav til åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. 

Dette medfører at kommunen blant annet er forpliktet til å informere deg om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, hvilke rettslige grunnlag vi har for å gjøre dette, hvor lenge opplysningene vil bli oppbevart, og hvem opplysningene eventuelt deles med.

Hvorfor behandler kommunen personopplysninger om deg?

Sarpsborg kommune behandler personopplysninger blant annet for å kunne utføre lovpålagte oppgaver og tjenester, og for å kunne saksbehandle henvendelser fra deg. Når kommunen «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi innhenter opplysninger, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. 

Dersom kommunen ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (f.eks. ved spørreundersøkelser).

Hvilke rettslige grunnlag har kommunen til å behandle personopplysninger om deg?

LOV OG FORSKRIFT

• Personopplysningsloven og Personvernforordningen (GDPR) regulerer adgangen til å behandle personopplysninger og dine rettigheter.
• Arkivloven inneholder regler for hvordan dokumenter skal lagres, og når de skal til arkivinstitusjon.
• Opplæringsloven har regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen.
• Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn skal behandles, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
• Helse og omsorgstjenesteloven gir innbyggerne rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester.
• Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i en sak har du særskilte rettigheter.
• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Barnevernloven
• Sosialhelsetjenesteloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Folketrygdloven
• NAV-loven
• Regnskapsloven
• E-komloven

Hvor henter kommunen opplysninger fra?

Kommunen samler inn opplysninger du oppgir ved personlig oppmøte, telefon, e-post, brev eller når du benytter ulike elektroniske søknadsskjemaer.  

Kommunen innhenter også nødvendig personopplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret.

Informasjonskapsler

Når du besøker vår nettside www.sarpsborg.com samtykker du til at det samles inn informasjon ved hjelp av informasjonskapsler (cookies). Les mer om hvilke informasjonskapsler her.

Sosiale medier

Sarpsborg kommune bruker Facebook, Instagram, Twitter og LinkedIn. Når vi velger å bruke disse kanalene blir vi bundet til deres vilkår for bruk av tjenestene.  

Når du deler innlegg eller gir kommentarer på sosiale medier, lagres informasjonen på det aktuelle stedet.

Et godt råd er å sette deg inn i personvernerklæringen du godtar. Deltakelse på kommunens sider i sosiale medier er frivillig.

Hvilke personopplysninger behandler kommunen?

De vanligste personopplysningene Sarpsborg kommune behandler er:

Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse

Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap

Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus

Helseopplysninger som diagnose og hvilke medisiner du bruker

Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.

Du kan lese mer om hva som regnes som personopplysninger på Datatilsynets nettsider.

Hvordan tar kommunen vare på personopplysningene dine?

Dine personopplysninger vil i hovedsak behandles i kommunens ulike IT-systemer. 

Det er bare ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til IT-systemene og til bygningene der personopplysningene er lagret. Tekniske tiltak i form av viruskontroll, brannmur o.l skal hindre uvedkommende å få tilgang til din informasjon via datanettverket. Alle medarbeidere i kommunen er også underlagt taushetsplikt etter Forvaltningsloven.

Når og med hvem deler kommunen personopplysningene dine?

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Dette vil bli gjort når vi er forpliktet til det og mottaker kan for eksempel være NAV, sykehus og Utdanningsdirektoratet. 

Når dine personopplysninger behandles i IT-systemer som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. I noen tilfeller lagres leverandørenes data i et tredjeland. I slike tilfeller ser vi som behandlingsansvarlig til at det bare brukes land som EU-kommisjonen har uttalt er sikre.

Hvor lenge oppbevarer kommunen personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Sarpsborg kommune ved kommunedirektør er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Opplysningene du leverer fra deg på disse nettsidene

Våre elektroniske skjema leveres av Sem & Stenersen Prokom AS. For å kunne benytte deg av disse skjemaene er du nødt til å samtykke til deres personvernerklæring. Alle data overføres kryptert mellom din datamaskin og Sem & Stenersen Prokom AS sine servere. Sikkerhetsnivået er det samme som i de fleste nettbanker.

Rett til innsyn i og muligheten for å korrigere unøyaktige opplysninger gjelder også hos disse firmaene.

Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til informasjon og innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse innen 30 dager. Kommunen vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før du kan ta i bruk dine rettigheter overfor oss.

Du har rett til å korrigere 

Dersom du oppdager feilaktige personopplysninger om deg selv kan du kreve at kommunen korrigerer informasjonen. Kommunen skal også på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger.

Du har rett til å be om sletting

Kommunen sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de er samlet inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

​Du har rett til innsigelse

Du har rett til å protestere på at vi behandler opplysninger om deg. Da vil din protest vurderes juridisk, for å se om annet lovverk forhindrer at din protest blir tatt til følge.

Du har rett til å få kopi av dine data

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt kommunen i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Du har rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at kommunens behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider.

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til kommunen med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Informasjonssikkerhet

Mer om informasjonssikkerhet

Vi har etter personopplysningsloven ansvar for å sørge for at personopplysningene er tilstrekkelig sikret.
Vi sikrer at kun de som har et tjenestlig formål får tilgang til opplysningene. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste.

Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke er fulgt følges dette grundig opp.

Du bør ikke sende sensitive opplysninger til kommunen i e-post eller vedlegg til e-post, men heller via vår eDialog løsning for trygg og sikker kommunikasjon.
Les mer: Enkel og trygg kommunikasjon med kommunen

Hvem kan du kontakte?

Sarpsborg kommune har et personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Kontaktinformasjon til personvernombudet:

Bjørg Gustavsen
Tlf. 69 10 80 00 (servicetorget)

Post: 
Sarpsborg kommune ved personvernombud Bjørg Gustavsen 
Postboks 237 
1702 Sarpsborg

Innsyn i personopplysninger

Ønsker du innsyn i dine personopplysninger kan du sende en skriftlig henvendelse til postmottak@sarpsborg.com

I din henvendelse må du opplyse om følgende:

• Hvem innsynet gjelder: innsyn i personopplysninger om deg selv, eget barn under 15 år, eller på vegne av en annen person.
• På hvilket område du ønsker innsyn, for eksempel opplysninger som gjelder barnehage, skole, helse eller andre tjenester i kommunen.
• Dersom du ønsker kopi av opplysningene må du oppgi for hvilke tidsrom innsynet gjelder. 
• Dine kontaktdetaljer.

Søknader om innsyn behandles normalt innen 30 dager. I enkelte tilfeller kan det ta noe lengre tid før du får svar.