Melde inn bekymringsmelding her

Sikker innsending av annen informasjon til barnevernstjenesten her

eDialog - sikker innlevering av post til Sarpsborg kommune

Epost kan være en usikker kanal for sensitiv post. Det kan også være en omvei for post som skal inn i kommunens arkivsystem. Ved å ta i bruk eDialog åpner vi for sikker, rask og effektiv håndtering av post inn til Sarpsborg kommune.

Du kan bruke eDialog hvis du skal:

• Sende dokumenter til saksbehandling eller journalføring.
• Sende sensitiv post med konfidensielle opplysninger.
• Sende dokumenter til eksisterende sak.

Du trenger ikke bruke eDialog hvis:

• Kommunen har eget elektronisk skjema til formålet. Søknadskjema finnes på sidene til de ulike tjenestene.
• Du har generelle henvendelser eller spørsmål om kommunale tjenester. Da kan du ta kontakt på chat, telefon, eller sende epost til postmottak@sarpsborg.com

Hvordan mottar vi post du sender inn med eDialog?

• Sarpsborg kommunes arkivarer mottar din innsending og videreformidler til rett person/saksbehandler samme dag eller neste dag. Svar sendes til din elektroniske postboks. (Altinn, Digipost el. eBoks)

Slik fyller du ut skjemaedialog

• Velg om du er privatperson/innbygger (fødselsnummer) eller om du representerer en virksomhet (organisasjonsnummer).
• Obligatoriske felt er merket med *.
• Gi en god beskrivelse av forsendelsen din. Kommentarfeltet legges inn som et eget vedlegg til forsendelsen din.
• Er Sarpsborg kommunes saksnummer kjent, vennligst skriv dette i feltet «tittel» sammen med tittel på innsending. Eksempel: «2015/158 – Revidert sikringsplan»
• Husk å laste opp relevante vedlegg. NB: godkjente filformat er kun pdf.
• Klikk på «send forsendelse» Du vil motta en kvittering på mail. 

Forsendelse av dokumenter som er «Unntatt offentlighet»

• Tjenesten er godt egnet til å sende inn dokumenter merket «unntatt offentlighet». Kanalen er kryptert og avsender autentisert. NB: Husk å merke tittelfeltet med «UO» i tillegg til sakstittel.

eDialog kan også brukes til å svare på brev fra kommunen

• Eksempel: Vi sender deg brev der vi ber om svar fra deg. Du får varsling på epost/tlf og kan åpne det i din valgte elektroniske postboks (Om det er Altinn, Digipost eller e-Boks). I brevet finner du lenke til eDialog skjemaet. "Svar på denne forsendelsen". Du logger inn og sender svaret til oss. Svaret går direkte til saksbehandler i vårt system. På denne måten håndteres både utgående post, og svar fullelektronisk i vårt sak/arkiv system. 

Vi oppfordrer privatpersoner og næringsliv til å ta i bruk eDialog. Det er flere fordeler:

• Det er en sikker kanal for å sende oss post. Dataene blir overført kryptert.
• Det gir en sikker identifikasjon av avsender
• Vi mottar posten din raskere. Dokumentene blir sendt elektronisk og mottatt direkte i vårt system. Saksbehandler mottar posten samme dag eller neste dag.

All post til og fra kommunen er offentlig med mindre den inneholder taushetsbelagt informasjon. Hvis din henvendelse blir saksbehandlet, registreres den i kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem. Det vil gå tre virkedager fra dokumentene er journalført til de publiseres i kommunens postlister. Det betyr at du kan finne ditt brev omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i avisen og/eller nyhetene.